導語：如何才能寫好一篇人事檔案數(shù)字化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、當前醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）管理載體傳統(tǒng)老舊

“無紙化辦公”的新風已在強調(diào)節(jié)約公司成本和追求現(xiàn)代科學管理的現(xiàn)代公司的擁護下發(fā)展良好，但作為事業(yè)性質(zhì)的醫(yī)療機構(gòu)，尤其是屬于國家事業(yè)單位的公辦醫(yī)院，財政支持使其對于辦公用紙這類“小事”覺得不值一提。當前還有很多醫(yī)院的人事檔案管理材料為紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質(zhì)量會大打折扣。

（二）管理路徑不夠通暢

檔案管理涉及各行各業(yè)，尤其是人事檔案設計的范圍更廣，在電子技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質(zhì)材料的信息傳遞單一性，紙質(zhì)材料的信息只能通過人工轉(zhuǎn)移、物物交接甚至需要親自抄寫的傳統(tǒng)方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。

（三）管理意識稍顯薄弱

人事檔案管理中的重要一環(huán)便是管理意識，由于人事檔案管理不具有直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的作用，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后且不易進步的。

（四）管理人員素質(zhì)較低

首先，醫(yī)院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫(yī)院對于人事檔案管理的忽略直接導致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時很少主動學習。

（五）管理效率嚴重低下

綜合以上幾點，當前大部分醫(yī)院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數(shù)工作都是人工操作，傳遞性差，準確性低。查詢、轉(zhuǎn)移、歸類、審核的過程中經(jīng)常出現(xiàn)“一步錯步步錯”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴重影響人事檔案管理效率。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的基本要求

21世紀是數(shù)字化信息時代，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作可以在傳統(tǒng)人事檔案管理出現(xiàn)的嚴重病癥上補一劑良藥。數(shù)字化信息開展工作既要求被管理物的數(shù)字化，更要求管理者的數(shù)字化，因此，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作對人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。

（一）醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化

俗話說“事在人為”。倘若配備先進的管理設備而沒有先進的管理人才同樣達不到預期效果，因此要先將醫(yī)院人事檔案管理者數(shù)字化。目前我國醫(yī)院人事檔案管理者老齡化嚴重，計算機水平普遍較低，很多尚處于只會開機、打開文件夾和網(wǎng)頁的階段，因此要及時更新?lián)Q代，培養(yǎng)、儲備檔案管理和計算機水平都較高的復合型人才。

（二）醫(yī)院人事檔案設備的數(shù)字化

與醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化相比，設備的現(xiàn)代化要求看似比較容易，其實不然。科學的管理系統(tǒng)、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進先進的管理設備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。

（三）醫(yī)院人事檔案與管理者二者的數(shù)字化信息標準統(tǒng)一化

數(shù)字化信息的有效利用一定要建立在標準統(tǒng)一的基礎上。比如數(shù)據(jù)庫標準統(tǒng)一化有利于醫(yī)院科室之間、部門之間、院所之間的數(shù)據(jù)體系更完整；應用技術(shù)標準統(tǒng)一化有利于整個醫(yī)院人事檔案技術(shù)處理可以做到無縫銜接；管理標準統(tǒng)一化有利于醫(yī)療體系人事管理系統(tǒng)之間的相互交流；信息統(tǒng)計標準統(tǒng)一化有利于進一步提高醫(yī)院人事檔案管理效率。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)路徑

（一）打開思想，改變思路，高度重視

當前醫(yī)院人事檔案管理工作的傳統(tǒng)老舊很大程度上歸結(jié)于醫(yī)院對于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對于一個組織的隱性能量，故而對其軟硬件、人工的水平和素質(zhì)要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫(yī)院的寶貴財富，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的思想重視程度，對于其工作的需求提供必要的條件。

（二）新老交接，提高標準，培養(yǎng)人才

老一輩醫(yī)院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻過卓著力量，對他們給予充分肯定的基礎上也要看到時代在發(fā)展，科技在進步，長江后浪推前浪的現(xiàn)象已經(jīng)逼迫醫(yī)院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對醫(yī)院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。可通過專業(yè)人事檔案管理培訓來提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，包括新時期人事檔案管理的專業(yè)知識、計算機操作、業(yè)務技能和信息安全學習，其中計算機操作即使最基礎的要求也是最關(guān)鍵的技術(shù)手段核心，努力培養(yǎng)合適的新型人才。

（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬

硬件和軟件的科技含量和技術(shù)含量直接關(guān)系醫(yī)院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數(shù)字化管理對計算機核心技術(shù)的依賴性較高，硬件設備和軟件系統(tǒng)的匹配同樣不容忽視。首先，要加強對人事檔案信息的環(huán)境管理，信息技術(shù)和計算機軟件對外部環(huán)境有一定要求；其次，科學技術(shù)更新?lián)Q代的速度非?？欤嬎銠C軟件必將經(jīng)常更新。然而軟件技術(shù)的更新卻有可能與硬件設施不匹配，從而導致原有數(shù)據(jù)的流失，不利于人事檔案管理。

（四）隊伍建設，注重安全，注意穩(wěn)定

建設一支高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的醫(yī)院數(shù)字化信息人事檔案管理工作團隊實屬不易。隊伍建設前應確保數(shù)字化信息崗位人員的安全意識是否滿足崗位要求，數(shù)字化工作是一項充滿安全保密性的工作，需要團隊的整體性和安全性；其次，由于醫(yī)院屬性較為特殊，人事檔案管理隊伍建成之后盡量確保管理人員的相對穩(wěn)定，在不必要換崗和流動的前提下盡可能保證醫(yī)院人事檔案人員的相對穩(wěn)定，既有利于熟悉業(yè)務，又有利于隊伍的穩(wěn)定性。

四、實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理需要創(chuàng)新

現(xiàn)代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國家人事檔案管理中心的構(gòu)想,本文提出了未來人事檔案管理“三位一體”模式,即國家人事檔案管理中心集中進行傳統(tǒng)人事檔案管理、數(shù)字化人事檔案管理和人事檔案網(wǎng)絡共享管理。

（一）建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫

《關(guān)于改變傳統(tǒng)人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數(shù)據(jù)”技術(shù)也已應用多年，但是至今這些先進的管理理念和數(shù)據(jù)處理技術(shù)都沒能在醫(yī)院人事檔案管理工作中體現(xiàn)出應有的作用。建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫已成為利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新的首要創(chuàng)新點。

（二）建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)格化交叉體系

以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案母系統(tǒng)為基礎，建立涵蓋醫(yī)療人員戶籍、社保、成長、信用等方面的子系統(tǒng)，并完成網(wǎng)格化信息交叉。體系的完善既幫助醫(yī)院人事信息的全面匯總，又可幫助醫(yī)院內(nèi)部人才的選拔和干部的任用。

（三）學習利用新技術(shù)新方法

信息技術(shù)發(fā)展雖然迅猛，但由于信息技術(shù)引入人事檔案管理領域起步較晚，各項工作的信息化進程并沒有借成熟的信息與電子技術(shù)而加快。我們應當吸取經(jīng)驗教訓，努力學習其他領域或者其他國家的先進技術(shù)，用在我國醫(yī)院人事檔案數(shù)字化工作中。軟件上可使用大區(qū)域通用的高級別人事檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)標準統(tǒng)一，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流暢，提高醫(yī)院人事檔案工作效率。硬件上可依據(jù)實際需求和工作環(huán)境情況選擇配置相應的數(shù)碼產(chǎn)品幫助人事檔案數(shù)據(jù)信息電子化。技術(shù)上引進先進技術(shù)，如射頻、芯片、磁條等數(shù)據(jù)存儲、讀取技術(shù)，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲的長期性。

五、利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作需注意的問題

（一）與時俱進，不斷進步

利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作具有長期性、延伸性、進步性。需要長期不斷的與時俱進、跟進學習，同時要勇于超越現(xiàn)有技術(shù)，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時代最前沿的數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展成果，將其運用到醫(yī)院人事檔案管理實踐之中。這其中既是一個環(huán)境更新、人員學習的復雜過程，也需要醫(yī)院對于此項工作的政策支持和財力幫助。

（二）牢記根本，不忘初心

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當今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設成為我國現(xiàn)代化建設的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經(jīng)濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設勢在必行。但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計算機，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時期其他領域相對落后?，F(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。具體情況有如下幾點。

1.1人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進程的推進。

1.2人事檔案管理的標準化、規(guī)范化程度低人事檔案管理數(shù)字化建設的前提是基礎工作內(nèi)容規(guī)范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務管理基礎較差，案卷保存質(zhì)量不高，人事檔案管理無統(tǒng)一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設的全面實施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術(shù)標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點和發(fā)展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能適應人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4人事檔案管理人員的素質(zhì)不高數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術(shù)的復合型人才奇缺。

2人事檔案管理數(shù)字化建設的目標

既然人事檔案管理數(shù)字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設備實現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1日常業(yè)務管理實現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計和查閱等業(yè)務內(nèi)容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護。

2.2數(shù)字化檔案采集數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應主要負責對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點設計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。

（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

3檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設應注意的問題

3.1應用軟件應統(tǒng)一應選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標準，統(tǒng)一文件格式。同時，對系統(tǒng)所涉及到的其他應用項目，也要制定統(tǒng)一標準，確保信息共享的兼容性。

3.2應使用先進技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時，應采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲。應注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。

3.3數(shù)字化信息系統(tǒng)建設的計劃與完善要根據(jù)系統(tǒng)建設的迫切程度、資金、網(wǎng)絡規(guī)模等情況制定工作計劃和建設目標。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應用軟件。

（2）進行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經(jīng)驗，提高覆蓋率。

3.4突出多部門、多方位聯(lián)動，加強上下級和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計、考核和考察進而黨員統(tǒng)計等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權(quán)限和義務，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運行機制。

3結(jié)語

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一、人事檔案數(shù)字化的意義

1.減少查詢時間，提高工作效率

傳統(tǒng)的干部檔案查閱，基本上都是先根據(jù)姓名查看檔案號，再根據(jù)檔案號調(diào)出檔案，然后手工翻閱，如果要查詢一本比較厚的干部檔案，查閱人員需要花費很長時間。而數(shù)字化電子檔案只需要在計算機的人事系統(tǒng)上輸入姓名直接查詢并按所需查閱內(nèi)容點擊查閱，只需要幾秒鐘就能調(diào)閱一本檔案。實現(xiàn)了快速查詢和檢索，使干部檔案得到了充分的開發(fā)與利用。

2.節(jié)約干部檔案的管理成本

過去，要提高檔案的利用率，通常都是用增加檔案人員和辦公費來實現(xiàn)，導致檔案的管理成本大幅增加。而數(shù)字化電子檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)省了紙質(zhì)檔案信息在保護或修復過程中所需的人力、設備與耗材的費用，避免了人員的浪費，也節(jié)省了庫房硬件環(huán)境所需的費用，極大地降低了檔案的管理成本。

3.有利于對檔案原件的保護

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，既方便了利用，也減少了翻閱對紙質(zhì)檔案的傷害，保護了檔案的原件，避免紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，使檔案能長期或永久保存，有效地保證了檔案的完整和安全，延長了檔案材料的壽命。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的途徑

1.通過醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)，建立完善的干部信息網(wǎng)絡基礎數(shù)據(jù)收集流程管理。

一是統(tǒng)一字段的設置。求職者在填報求職信息的過程中，通過系統(tǒng)設置的列表框、復選框等方式，對字符類較統(tǒng)一的項目作屬性限制，避免錄入過程中出現(xiàn)差錯，如身份證號碼、出生年月、性別、籍貫、簡歷時間等，同時也通過眾多的數(shù)據(jù)驗證程序，驗證輸入數(shù)據(jù)的合法性，數(shù)據(jù)庫表字段的設置也會設置一些限制，如果誤差太大，也一樣會在提交過程中提示無法執(zhí)行，從而促使求職者檢驗并更正數(shù)據(jù)。提高數(shù)據(jù)精確度。

二是細化個人信息模塊。在個人信息模塊設置上，根據(jù)干部檔案的十大類的分類要求進行設置，求職者在錄入信息時，特別在個人履歷、資格證書、獲獎情況、科研成果、學術(shù)論文、在校學生工作任職情況、家庭情況、證書圖片上傳中必須進行細化填寫，以便于入職后的人事檔案系統(tǒng)的豐富與建立。

三是多媒體技術(shù)的運用。計算機的多媒體技術(shù)為招聘工作提供了豐富多彩，效用優(yōu)良的媒質(zhì)，以多媒體記錄招聘人員信息，以其信息量大、高密度存儲、便于使用等諸多優(yōu)點，成為我院招聘工作中一大亮點，為醫(yī)院選拔人才提供了可視、可讀的信息，擺脫了以往記錄個人材料單一的紙質(zhì)文字記載，利用多媒體信息技術(shù)生動全面記錄各專業(yè)考生網(wǎng)上視頻面試信息、考場面試視頻信息和音頻信息，面試官評語及評分，臨床科室考核情況、心理測試分析、專業(yè)理論及英語考核、體檢情況、招聘考核小組意見及錄用批示等材料，針對檔案實體情況，制定合適的處理方案，如紙質(zhì)、照片等材料，通過高速掃描儀進行數(shù)據(jù)的采集、壓縮、儲存等數(shù)字化處理，成為各錄用人員統(tǒng)一的數(shù)字化檔案信息，最大限度地將檔案實體上所負載的信息保留下來，準確、完整、真實記載各類人才原始的檔案資料。

四是整合人員數(shù)據(jù)，醫(yī)院網(wǎng)上招聘系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)實行無縫對接，建立入職人員電子檔案。

2.建立審查監(jiān)督機制

在干部電子檔案收集的過程中，注意把好“三關(guān)”：一是審查關(guān)，人事科和人事檔案室嚴格履行審查手續(xù)，從電子檔案材料形成開始就把真實性、合法性和實用性作為人事電子檔案材料鑒定和取舍的標準。二是程序關(guān)，人事電子檔案形成涉及多個部門和環(huán)節(jié)，既有組織形成的材料，也有個人提供的材料，嚴格遵守個人上傳證件材料與個人檔案記錄一致的原則，忠于真實，杜絕弄虛作假。建立個人誠信記錄及職業(yè)信用記錄，使之成為個人職業(yè)生涯的信用資本。三是處罰關(guān)，嚴肅處理檔案材料中弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對偽造檔案，篡改檔案等行為給予嚴厲的制裁。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的成效

1.為“知人”“善任”提供全面的材料

由于電子檔案中記錄的是干部的個人履歷情況、誠信狀況、干部在錄用、考核、專業(yè)技能、專業(yè)資格、科研成果、晉升、培訓教育、獎懲情況、工資福利、健康狀況等方面情況的記錄，改變了以往人事檔案內(nèi)容單一的模式，注重反映一個人的個性特征，通過對入職人員績效以及信譽做出的評估，建立員工翔實的個人職業(yè)信用檔案，為單位選拔人才提供詳盡的材料，為個人職業(yè)生涯規(guī)劃的設計、穩(wěn)定干部隊伍提供有效的數(shù)據(jù)分析。

2.個別材料向個人公開增加透明度

通過人事檔案管理信息服務平臺，輸入職工姓名及工號和密碼，實現(xiàn)人事檔案遠程化查找和利用。把人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中除一些組織考察材料、群眾意見匯總等涉及保密的檔案仍要繼續(xù)保密外其他一些非保密信息向個人開放，如履歷表、年度考核表等自己填寫的表格，對這些信息個人只有查閱權(quán)利而沒有修改權(quán)利。在一定范圍內(nèi)開放檔案，保證職工對檔案的知情權(quán)，便于檔案的利用，促進檔案的完整、真實和透明。人事檔案信息部分向個人開放，不僅方便了職工對檔案的利用，而且增強了公眾的檔案意識，對人事檔案工作也起到了監(jiān)督的作用，使人事檔案更好地為公眾服務。

3.減少對紙質(zhì)檔案的傷害

通過掃描儀把紙質(zhì)的原始檔案中利用頻率高、利用價值高的檔案材料傳輸?shù)接嬎銠C中，形成個人檔案信息基礎數(shù)據(jù)，有效保護紙張載體和字跡，利用部門或上級領導可根據(jù)需要進行查閱、打印、摘錄，避免反復調(diào)用原件，更好地保護實體檔案。

4.數(shù)據(jù)共享，達到資源的有效利用

通過建立人事檔案管理信息基礎數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)多個平臺進行訪問，為不同部門提供各類人員基本信息的共享。數(shù)據(jù)庫的建設，不僅可以支持人事管理部門的管理，為綜合研究分析本單位人員信息，開展高層次的檔案信息服務和人才選拔工作提供幫助，為人事部門科學的決策提供準確信息，更方便領導調(diào)閱，為領導和相關(guān)部門提供全方位的人員信息，有利于人才的挑選，通過實時服務，提高人事檔案管理效率和人事檔案利用效率。

5.實現(xiàn)人性化管理，提高工作效率。

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隨著信息化、網(wǎng)絡化時代的到來，傳統(tǒng)的以手工勞動為主的重館藏、輕利用的人事檔案管理方式已不能很好適應現(xiàn)代組織人事工作的需求，正在飽受非議。人事檔案數(shù)字化越來越受到人們的追捧和關(guān)注。對于檔案材料的數(shù)字化處理，國外早在20世紀80年代就開始了，我國則開始于20世紀90年代末。所謂人事檔案數(shù)字化就是把人事檔案進行信息加工，將其轉(zhuǎn)化為可以儲存在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。用現(xiàn)代信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式，實現(xiàn)無紙化運行。人事檔案數(shù)字化通過授權(quán)可以實現(xiàn)檔案資源信息共享，具有容量大、占用空間小、易保管、查閱信息快捷、減少原始紙質(zhì)檔案破損、可多人在線查閱、不受時空限制等優(yōu)勢，極大地提高了檔案管理人員的工作效率。因此，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化勢在必行。

一、全面推行人事檔案數(shù)字化管理模式面臨的問題

1.缺乏全國統(tǒng)一技術(shù)標準的人事檔案數(shù)字化軟件

人事檔案的數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案材料，按照國家規(guī)定的分類標準先進行分類、編碼，掃描后以電子版形式儲存在各種介質(zhì)載體上并能被計算機識別，通過技術(shù)手段，人們可以通過網(wǎng)絡閱讀到電子版人事檔案的內(nèi)容。由于我國的人事檔案數(shù)字化起步較晚，在實際工作中還存在諸多問題，諸如目前全國尚無一個統(tǒng)一標準的軟件或權(quán)威部門來統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)管理人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設及資源共享等工作。很多單位為了使用方便，自己開發(fā)軟件或服務外包，由于所采用的技術(shù)與方法不同，致使人事檔案數(shù)字化信息標準不統(tǒng)一，格式不盡相同，相互獨立，各自為政，人事檔案信息資源處于孤立、分散的狀態(tài)之中，形成信息壁壘，資源無法共享，將來很難納入國家統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化的“大數(shù)據(jù)”平臺的管理之中。

2.專業(yè)管理人員匱乏

長期以來人事檔案總是處于被邊緣化的狀態(tài)，正如人們常說的“檔案工作用起來重要，用罷忘掉”的尷尬境地，很多單位領導并不重視此項工作。人事檔案工作是我國檔案工作的重要組成部分，是國家重要的信息資源，但只停留在了口頭上。由于受編制、資金的限制，專職、專業(yè)管理人員少之又少。人事檔案數(shù)字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特點，根據(jù)《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，實行人事檔案數(shù)字化，檔案部門應同時設置系統(tǒng)管理員、安全保密員、安全審計員，實現(xiàn)涉密應用系統(tǒng)“三員分離”。目前許多單位一下無法配備這么多的專業(yè)人員，只能是一種構(gòu)想。

3.耗時費力，重復建設

由于人事檔案具有動態(tài)性的特征，每年都有大量諸如年度考核表、聘期滿考核表、工資表、專業(yè)技術(shù)職務呈報表、干部任免材料、學籍材料等散材料入檔。首先，檔案管理人員要仔細甄別，去偽存真，要做到取之有章、拒之有據(jù)，確保人事檔案的權(quán)威性、真實性和準確性。其次，為了保證整卷檔案內(nèi)容的完整性，還要對散件進行分類編號、編注頁碼，然后才能進行掃描。

在進行數(shù)據(jù)掃描時，為保證掃描圖像的質(zhì)量，真實再現(xiàn)檔案原件的內(nèi)容，確保檔案數(shù)字化工作基礎數(shù)據(jù)的質(zhì)量，一方面要求電子文檔里面文字、表格、公章圖像等必須完整清晰，沒有黑邊，留白適當，杜絕頁面歪斜、尺寸失真、曝光過度的圖像進入數(shù)據(jù)庫，紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案同步共存，相互印證；另一方面，由于檔案材料形成于不同時代，紙質(zhì)良莠不齊，老舊脆弱易碎。檔案材料用紙改版前，紙型大小不一，材料格式不規(guī)范統(tǒng)一。如20世紀90年代前，許多高校的成績表，就是一本小冊子，這讓工作量無形中倍增，筆者的單位員工學歷高、職稱高，每卷檔案人均掃描350頁。加之以前檔案整理裝訂為了美觀要求四邊齊，幾乎所有的檔案材料都被剪切和裱糊過，掃描時只能小心翼翼地剝離裱糊紙。因此，耗時費力，工作量大。

掃描只是人事檔案數(shù)字化發(fā)展邁出的第一步，為了能早日實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，各單位還需要投資開發(fā)軟件、架設局域網(wǎng)以及系統(tǒng)運行維護等，需要投入大量的資金和技術(shù)。

二、推進人事檔案數(shù)字化建議

1.建立國家級的大數(shù)字平臺

國家應有計劃、有步驟、有重點地盡快制定人事檔案數(shù)字化、信息化建設的總體規(guī)劃及各種標準規(guī)范。研發(fā)統(tǒng)一技術(shù)標準軟件，對網(wǎng)絡環(huán)境中數(shù)據(jù)庫格式、人事檔案信息的存貯和著錄格式、網(wǎng)絡體系結(jié)構(gòu)和信息處理界面等工作都要有明確的要求并在全國推行。例如美國國家人事檔案部門就開發(fā)了先進的人事檔案管理自動化系統(tǒng)軟件進行管理，采用先進的縮微技術(shù)來存儲每個公民的人事檔案信息，從而節(jié)約了大量儲存空間。借鑒國外文件中心等先進經(jīng)驗，建立起國家級的人事檔案大數(shù)據(jù)庫平臺，設立專門機構(gòu)負責日常管理和維護。各單位設專職聯(lián)絡員，周掃描、月上報每名員工近期形成的檔案信息材料，逐步將各地分散的檔案信息數(shù)據(jù)連接起來，既可避免各地因重復建設造成人財物的浪費，又可以實現(xiàn)全國人事檔案信息共享。國家通過公民身份證代碼和人事檔案號，使數(shù)據(jù)庫里的檔案數(shù)據(jù)與每一個人信息關(guān)聯(lián)，從而無論人員如何流動，都會處于國家數(shù)據(jù)平臺的監(jiān)控和管理之中，使得數(shù)字化、網(wǎng)絡化的人事檔案具有無與倫比的“記錄性”和“追溯性”，真正實現(xiàn)“單位人”向“社會人”的轉(zhuǎn)變，從而有效地遏制“人檔分離”的現(xiàn)狀。

2.領導重視，加大投入

實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化建設目標，領導重視是關(guān)鍵。實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，無論是檔案材料電子信息積累，還是軟件的開發(fā)、系統(tǒng)平臺的運行搭建，工作量大，任務繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人員、技術(shù)和資金。要把人事檔案數(shù)字化建設列入單位整體發(fā)展規(guī)劃，充分認識到現(xiàn)代檔案信息化管理的重要意義，分步驟、有重點地推進實施，才能實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化管理的“大數(shù)據(jù)夢”。

3.培養(yǎng)和造就一支適應人事檔案數(shù)字化發(fā)展需要的高素質(zhì)的人才隊伍

檔案信息化建設亟須具有綜合職業(yè)能力和全面素質(zhì)的人才，以滿足檔案信息化建設的全方位要求。面對新形勢、新要求，管理人員要轉(zhuǎn)變檔案“你送我裝，你來我查”的“守攤式閑人”的陳舊觀念，建立健全科學合理的檔案人才引進和培養(yǎng)體系，新引進人才要注重其專業(yè)背景，諸如力爭引進具有檔案和計算機專業(yè)知識背景的人才。引育結(jié)合，對現(xiàn)有的非專業(yè)背景的員工，要加大專業(yè)技能培訓，使檔案管理人員不但精通人事檔案業(yè)務知識，而且還熟知計算機網(wǎng)絡技術(shù)知識，不斷提升專業(yè)知識水平，改善知識結(jié)構(gòu)，拓寬服務視野，更好地為新時期組織人事工作服務。

三、結(jié)語

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【關(guān)鍵詞】信息化手段；強化；檔案管理；設想

一、現(xiàn)狀分析

目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設兼職人事檔案管理員1名，負責干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫、排架、轉(zhuǎn)遞、提供利用以及檔案的保管保護。長期以來，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長期處于繁雜、冗長的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發(fā)揮先進的現(xiàn)代代技術(shù)手段，傳統(tǒng)的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內(nèi)容上，受傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容的影響，還有人認為人事檔案主要是記載個人思想政治及隱私方面內(nèi)容的檔案，僅供組織考察了解時所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學歷等1O項材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對職工業(yè)務能力、專業(yè)特長及科研的成果、論文論著、獲獎情況、工作業(yè)績等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態(tài)和水平，對檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進行，沒有利用計算機技術(shù)來實現(xiàn)文檔一體化管理，更談不上對檔案的數(shù)字化加工和檔案信息利用的網(wǎng)絡化管理，致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡捷方式查找相關(guān)人的資料，極大了影響工作效率。

二、外部形勢分析

據(jù)了解，市場上已經(jīng)出現(xiàn)數(shù)字化干部人事檔案管理相關(guān)產(chǎn)品，并且多省市組織部及檔案管理單位已經(jīng)實現(xiàn)了干部人事檔案的數(shù)字化管理。（包括：山東省委組織部、濰坊市委組織部、濟寧市委組織部、濱州市委組織部、淄博市委組織部、東營市委組織部、泰安市委組織部、臨沂市委組織部、日照市委組織部、上述各市地縣區(qū)委組織部、內(nèi)蒙古區(qū)委組織部、遼寧省委組織部、黑龍江省委組織部、遼源市委組織部、鞍山市委組織部、大慶市委組織部、商丘市委組織部、北京懷柔組織部、承德市委組織部、遼寧省近200家省直管檔單位、鞍山公安局、鞍山師范學院、濰坊市教育局、濰坊學院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建設局等單位）。

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【關(guān)鍵詞】高職院校；人事檔案；規(guī)范管理；思路；策略

高等教育已經(jīng)進入新的發(fā)展時期，高職院校作為培養(yǎng)人才的重要基地，擔負著培養(yǎng)應用型人才的任務。在高職院校的各項管理中，人事檔案管理需要從系統(tǒng)上進行架構(gòu)才能夠?qū)崿F(xiàn)高職院校人事管理的升級型發(fā)展。人才戰(zhàn)略是真正提高高職院校整體水平的重要思想指導，在發(fā)揮高職院校人事檔案管理優(yōu)勢的時候，既要沿用傳統(tǒng)的方式，又要進行新的創(chuàng)造。利用互聯(lián)網(wǎng)信息化的管理是新時期高職院校人事檔案管理的思路，人事檔案管理能夠納入學校的整體規(guī)劃中，人事檔案管理需要從宏觀上進行考量，更要從細致上進行推進。人事檔案管理以培養(yǎng)人才為發(fā)展目標，以構(gòu)建起人才培養(yǎng)的多渠道建設為發(fā)展方向。高職院校的人事檔案管理需要理念和技術(shù)上的提升，才能夠適應新時期高等教育的發(fā)展。

一、高職院校人事檔案規(guī)范化管理的重要性

信息技術(shù)的高速發(fā)展給予了檔案管理新的方式，在眾多領域中，工作的管理方式都發(fā)生了變化。在人事檔案管理中，數(shù)字化管理系統(tǒng)得到發(fā)展，人事檔案的信息化技術(shù)有了新的提升。在高職院校人事檔案管理中，采用數(shù)據(jù)化的管理方式有利于人事檔案管理能夠更加規(guī)范，人事檔案管理工作的規(guī)范化實現(xiàn)了檔案管理信息化發(fā)展的重要目標。在人事檔案管理中做好硬件建設和軟件建設，能夠從整體上提高管理水平。眾多的工作實踐表明，人事檔案管理與其他的檔案管理有著一定的差別，人事檔案管理既有其豐富性又具有其獨立性，人事檔案管理需要注重各個流程之間的銜接，在強化系統(tǒng)思維發(fā)展的前提下，正確實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，有利于高職院校人事檔案管理更加符合現(xiàn)代化發(fā)展的要求。在人事檔案管理中檔案的立卷組合都要符合檔案的規(guī)范化管理要求，檔案的價值、檔案的保護、檔案的安全性以及各項檢索都要符合要求。立卷歸檔工作要嚴格按照要求進行。各項具體工作需要解決人事檔案的核心問題，各項具體工作要多方面注意細節(jié)的管理。

二、高職院校人事檔案規(guī)范化管理的思路與策略

（一）提高人事檔案信息管理的可靠性。人事檔案系統(tǒng)進行更新時要保證其安全性和可靠性。操作系統(tǒng)在更新過程中保證其穩(wěn)定性，如果是不成熟的系統(tǒng)就容易使檔案管理系統(tǒng)陷入信息不安全的境地。信息數(shù)字化管理系統(tǒng)架構(gòu)操作技術(shù)能夠有效提高管理能力，在具體執(zhí)行方面的融合操作技術(shù)的完整性，使人事檔案的信息避免外漏。在實施技術(shù)管理的過程中，管理系統(tǒng)具有仿真安全性，也就是說在進行數(shù)字化管理過程中，保存的信息需要更高級別的軟件進行維護?；A檔案信息不容易復制，系統(tǒng)的仿真性能夠得到有效的保障。人事檔案管理堅持技術(shù)更新，在規(guī)范檔案管理過程中，提升學校的管理水平，做好檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的多重價值。在發(fā)展建設過程中，人事檔案信息數(shù)字化管理要運用網(wǎng)絡技術(shù)、計算機技術(shù)、檔案管理知識和信息數(shù)字化技術(shù)，高職院校在發(fā)展建設的過程中采用多種措施，從硬件和軟件兩個方面強化檔案管理工作，使檔案管理工作能夠促進高校的快速發(fā)展?，F(xiàn)在科學技術(shù)的重要優(yōu)勢就是對于計算機軟硬件的應用，計算機軟件和硬件高度匹配，信息可以從操作軟件和操作軟件上進行有效的轉(zhuǎn)移，檔案的信息化管理可以呈現(xiàn)出新的發(fā)展狀態(tài)，檔案管理可以有效應對傳統(tǒng)的管理問題。在信息化管理中，檔案操作需要注意系統(tǒng)技術(shù)方面的融合。檔案管理需要具有前瞻性，在選擇技術(shù)要求時，注意人事檔案信息管理的安全性，操作系統(tǒng)要與數(shù)據(jù)進行有效對接，保證信息系統(tǒng)的安全，這是檔案管理的重要要求；人事檔案信息管理在發(fā)展運行的過程中信息量存儲載體較大，對信息的完整性和真實性要求很高，操作系統(tǒng)依托安全設計對系統(tǒng)進行整體數(shù)據(jù)化的管理，數(shù)據(jù)信息能夠符合各類管理要求。

（二）實施人事檔案專業(yè)化管理模式。在高職院校中，人事檔案管理與檔案管理并存的局面始終存在。但是，人事檔案管理不同于一般的公文檔案管理。人事檔案管理需要以人力資源管理的目標為研究核心，對人事檔案的管理要尊重人才的基礎信息。在人事檔案管理中重視信息的差異性管理，對檔案信息及時準確的傳輸，大量的人事管理信息具有時效性，需要在管理過程中根據(jù)不同的時段進行更新和完善。人事檔案管理采取動態(tài)化的管理模式適應新時期發(fā)展的需要，在數(shù)據(jù)庫的管理上要建立起多種技術(shù)融合的檔案管理模式。人事檔案管理能夠?qū)θ肆Y源的管理起到基礎性的作用，也能夠通過人事檔案管理讓決策層能夠更好地清晰人才成長的基本路徑。高職院校在人事檔案管理中以人才發(fā)展和建設為目標。新時期高職院校人才管理理念更新具有重要價值，在檔案管理中運用新知識和新理論開闊眼界指導工作，使高職院校的人事發(fā)展管理工作能夠按照新規(guī)定和新方法去執(zhí)行。學校決策層要重視檔案管理工作，提高檔案管理意識，在實施專業(yè)化管理中，政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)都要以現(xiàn)實情況為基礎，主管領導根據(jù)人事工作的實際情況指導檔案管理。人事檔案管理的利用范圍可以不斷拓展，人事檔案具有其保密性，在進行應用的時候，要充分重視人員隱私權(quán)，建立專業(yè)化的管理模式，擁有專業(yè)性的管理人才，將新的檔案內(nèi)容不斷充實到檔案信息資料中，實踐中注重搜集職工的最新情況，信息可以在人事檔案中得到明顯的體現(xiàn)。

（三）對人事檔案進行科學分類。在人事檔案管理中，立卷歸檔以及文件形成的方式要重點解決文件立卷歸檔的實效。文件階段的立卷歸檔的情況，立卷歸檔的重點，立卷分工檔案管理的信息，檔案利用的效率和效果都要有效維護卷宗的完整性。檔案在形成的過程中，需要按照規(guī)范化管理的方式實施，需要著重注意的問題要進行及時整理。人事檔案在新的發(fā)展時期就要求進行數(shù)字信息化管理，依托計算機軟件技術(shù)，利用檔案管理數(shù)字化建設，建立與之相匹配的管理模式。強化應用軟件操作系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化信息的檢索方面的能力，強化技術(shù)基礎，保障應用準確。根據(jù)不同的人才進行檔案劃分，加強檔案數(shù)字化建設，建立健全完善電子檔案建設。在資料的收集、整理、歸檔、查閱以及人員工作制度上面，按照檔案管理工作的要求進行設計。在推進信息化建設過程中，人事檔案要充分反映教職員工的科研創(chuàng)新、社會服務等方面內(nèi)容，核查鑒定教職工工作實績。例如人事部門做出的結(jié)論鑒定和考核結(jié)果等。在電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的過程中做好銜接。人事檔案的數(shù)據(jù)庫利用數(shù)字信息服務來提高人事檔案的工作質(zhì)量和效率，檔案管理人員需要保持工作的嚴謹性和完整性。

三、結(jié)語

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數(shù)據(jù)庫建設是實現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化的關(guān)鍵。當前，人事檔案數(shù)據(jù)庫建設依然存在諸多弊端。首先，數(shù)據(jù)庫信息量不足，數(shù)據(jù)真實性不高，質(zhì)量低下，嚴重降低了數(shù)據(jù)庫的查全率和查準率；其次，大部分單位的職稱評審軟件、工資調(diào)整軟件、人事檔案管理軟件存在沖突，數(shù)據(jù)庫通用性不強，難以實現(xiàn)高度的資源共享，因此便無法體現(xiàn)出數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢；最后，數(shù)據(jù)庫本該屬于動態(tài)的過程，但由于相關(guān)人員無法及時進行數(shù)據(jù)更新，導致數(shù)據(jù)無法真實反映客觀情況等問題。

二、實現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化建設的途徑

（一）加大科學規(guī)劃投入力度

各單位要加大對人事檔案信息化建設的資金投入，加大基礎設施建設的投資力度，全面推動人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。加強基礎設施的建設；構(gòu)建完善的安全防御體系；引進最新的軟件系統(tǒng)，開發(fā)符合自身發(fā)展需要的專門檔案管理軟件；構(gòu)建人事檔案信息檢索體系，充分發(fā)揮人事檔案在職稱評審、人員聘用以及調(diào)動升遷等方面的重要作用，為實現(xiàn)本單位人事檔案的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)越條件。

（二）加大數(shù)據(jù)庫建設力度

首先，加快目錄數(shù)據(jù)庫建設。以每個人名分設一個人事檔案條目，條目承載內(nèi)容具體包括姓名、性別、職稱和檔號等。目錄數(shù)據(jù)庫的建設是實現(xiàn)人事檔案管理信息化的起點，姓名和檔號是最基本的數(shù)據(jù)信息，將其存入電子媒介，以此來建立目錄數(shù)據(jù)庫，可為檔案查閱創(chuàng)造便利。其次，加快全文數(shù)據(jù)庫建設。人事檔案數(shù)字信息化建設是個漫長的過程，要循序漸進，逐步開展。要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，在進行重點科室檔案全文數(shù)字化的基礎上，逐步實現(xiàn)全單位的檔案全文數(shù)字化建設。以電子掃描的形式，依照人事檔案十大類別順序，逐步將數(shù)據(jù)信息存入電子媒介，實現(xiàn)人事檔案全文數(shù)據(jù)全面入庫。再次，加快基本內(nèi)容信息庫建設。依據(jù)人事檔案十大類別的信息內(nèi)容加以信息整理，將每個目錄的基本信息加以歸納。采用專門的人事檔案管理軟件，按照目錄逐一添加基本信息，以此建立人事檔案基本內(nèi)容信息庫，不斷拓展檔案查閱和開發(fā)利用的功能作用。最后，加快人事專題信息庫建設。將副高以上職稱的人員基本信息進行匯總，建立專門信息庫；將榮獲省市級殊榮人員的基本信息進行匯總，建立獲獎人員信息庫；將工作人員的學術(shù)成果目錄進行匯總，建立學術(shù)成果目錄信息庫，并逐步將其完善為學術(shù)成果內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。

（三）加大人才培養(yǎng)力度

人事檔案管理信息化建設的關(guān)鍵是培養(yǎng)一支德才兼?zhèn)涞膶I(yè)人員隊伍，以實現(xiàn)人事檔案工作人員需要長時期的知識積累和現(xiàn)代化技術(shù)培訓。目前檔案管理人員隊伍存在素質(zhì)較低和極不穩(wěn)定的現(xiàn)狀，勢必會影響人事檔案管理工作的持續(xù)性。所以，要站在長遠角度來考慮問題，確保人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。加強同人事檔案干部的交流與互動，及時解決他們工作和生活中遇到的問題，讓他們安心工作，全力推進人事檔案管理數(shù)字信息化建設的可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)語

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【關(guān)鍵詞】社會轉(zhuǎn)型時期；人事檔案管理；制度改革與創(chuàng)新

我國現(xiàn)有的人事檔案管理制度是以政治身份登記、城鄉(xiāng)戶籍以及土地所有制等為代表的社會身份登記制度。然而在當前社會轉(zhuǎn)型關(guān)鍵時期，一方面，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作對于個人的信息獲取還做不到“快、精、準”。另一方面，人才流動的頻率越來越頻繁，事業(yè)機關(guān)單位引進企業(yè)人才致使企業(yè)人才流向事業(yè)機關(guān)單位的現(xiàn)象越來越多，而現(xiàn)有的人事檔案管理制度限制了人才流動，并出現(xiàn)了擅自建檔、棄檔、扣檔、偽造檔案以及內(nèi)容陳舊單一等現(xiàn)象，不僅影響其作用的發(fā)揮，還影響了人事檔案管理的真實性和權(quán)威性，降低了人事檔案的可信度，不利于我國人力資源管理工作的正常有序進行。因此人事檔案管理制度改革勢在必行。

一、當前人事檔案管理制度存在的問題

（一）對人事檔案管理的不重視。

人事檔案管理工作反映了一個人的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及社會活動等各項內(nèi)容的信息材料，均是以個人為單位保存下來的文字、表格以及證件等其他形式的原始資料，它是國家機構(gòu)、社會組織以及企事業(yè)等機構(gòu)考核人才的重要材料之一。人事檔案管理則是按照國家規(guī)定對人事檔案進行收集、整理、歸檔以及管理利用的過程。當前很多人對于人事檔案管理的認識出現(xiàn)了一些認知方面的偏差，從而出現(xiàn)了擅自建檔、棄檔、偽造檔案等現(xiàn)象。另外，隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展人口流動的次數(shù)越來越頻繁，這給人事檔案管理工作帶來了很大的難度。

（二）人事檔案的信息化水平低。

在當今信息化時代，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到我們生活的各個領域。但是人事檔案信息化建設的速度非常慢，很多人事檔案依然還是采用過去的紙質(zhì)檔案記錄，只對部分人事檔案實現(xiàn)了電子化管理，對于很多人事檔案的資料檢索、調(diào)閱檔案以及檔案記錄等仍是手工操作，還沒有建立起現(xiàn)代化的人事檔案管理信息資源庫，這在很大程度上導致人事檔案信息的利用率低，沒有發(fā)揮出人事檔案管理應有的作用。

二、社會轉(zhuǎn)型時期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新人事檔案管理制度。

人事檔案管理工作是對一個人的社會活動進行真實的記錄，加強人事檔案管理工作是為了更好地維護事業(yè)單位人才的合法權(quán)益。針對當前人們對人事檔案管理工作方面存在的認識偏差，人事檔案管理部門必須要加強對人事檔案管理工作的宣傳，提高人們對人事檔案管理的正確認識，從而促進人事檔案管理資源的收集、保管、開發(fā)以及利用，不斷提高人事檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量。其次就是作為人事檔案管理的工作人員，必須要不斷學習新知識和新技能，掌握現(xiàn)代化的信息處理手段，為人事檔案管理工作打下良好的基礎。

（二）加快人事檔案數(shù)字化建設。

計算機信息技術(shù)的發(fā)展與普及極大地改變了人們的生活生產(chǎn)方式，將計算機信息技術(shù)應用在人事檔案管理工作中可以提高人事檔案管理的信息化水平。首先，人事檔案管理單位要積極引進掃描儀、復印機以及打印機等相關(guān)的硬件設備，為人事檔案的數(shù)字化建設提供必要的物質(zhì)基礎；其次就是要建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，將所有人事檔案資料錄入信息管理系統(tǒng)中，并將這些資料分門別類存儲好，進而有利于后期的管理、調(diào)取和利用，不斷提升人事檔案信息的利用率。第三，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，國家對于干部人事檔案必審、個人事項報告必核，注重對干部實際工作能力的考察，進而全面選擇那些專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)思想過硬的行家，但為了確保人事檔案的真實性和可靠性，人事檔案管理人員必須對所有檔案信息資料進行摸底與核實，為國家機構(gòu)、社會組織以及企事業(yè)用人單位提供真實可靠的數(shù)據(jù)參考。

（三）將人事檔案管理納入個人信用體系的建設中。

隨著社會主義市場經(jīng)濟制度的不斷建立，事業(yè)單位也進行了一系列的創(chuàng)新與變革，很多事業(yè)單位開始逐漸市場化。在當下社會轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，人事檔案還應該與社會主義市場經(jīng)濟的個人信用體系聯(lián)系起來，將個人身份證明、銀行信用記錄情況、是否涉案等信息真實反映出來，給用人單位提供參考。目前秦皇島市人力資源和社會保障局正在積極探索人社信用體系建設，將社會流動人員的人事檔案管理納入到社會信用體系中，并制定了《流動人員人事檔案管理服務中開展社會信用體系建設試點實施意見》，要求全市人才交流服務中心，加快信用體系建設，制定信用信息目錄以保護個人資料，推廣職業(yè)信用報告以加強職業(yè)道德建設，這對于推動我國個人信用體系建設以及人事檔案管理改革工作具有重要借鑒意義。

三、結(jié)束語

當前我國正處于社會轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，人事檔案管理直接關(guān)系到我國人力資源管理工作。創(chuàng)新人事檔案管理制度、加快數(shù)字化建設、建立多元化管理模式讓我國人事檔案管理符合經(jīng)濟社會的發(fā)展要求。

【參考文獻】

[1]曲方.論社會轉(zhuǎn)型時期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新[J].建筑工程技術(shù)與設計,2016(26):1546.

篇9

摘 要 醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個極其重要的組成部分，可以為醫(yī)院管理者提供有效可靠的依據(jù)，對醫(yī)院的改革發(fā)展具有重要意義。運用信息技術(shù)，對傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方法進行改進，建立全面、真實、詳細、連續(xù)的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),并實現(xiàn)資料共享和快速檢索，可以快速準確的完成人事信息的數(shù)據(jù)處理，減輕人事檔案工作者的勞動強度，保證了人事檔案信息的及時性、真實性和準確性，從而提高信息利用的效率。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 人事檔案管理 信息系統(tǒng)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事各項工作中形成的具有重要價值的文字、圖表、錄音錄像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作正常運行的可靠依據(jù)和有效參考。當前，隨著醫(yī)療制度改革日益深化，醫(yī)院管理現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作面臨諸多新的機遇和挑戰(zhàn)。醫(yī)院應積極將檔案管理和信息化有機地結(jié)合起來,有效地發(fā)揮檔案工作在人事管理的重要作用。醫(yī)院人事檔案管理傳統(tǒng)手段向信息化處理轉(zhuǎn)變,這是醫(yī)院人事檔案的管理走向現(xiàn)代化是一個必然的趨勢。

一、當前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人工操作費時費力

醫(yī)院人事檔案主要記載著醫(yī)院工作人員的經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。以往人工操作需要轉(zhuǎn)抄，人為差錯不可避免，一旦轉(zhuǎn)抄錯誤，就會需要很多繁瑣的人工程序來彌補，既費時又費力。手工操作的材料容易破壞，不利于管理的科學化、標準化、系統(tǒng)化。而數(shù)字化醫(yī)院的發(fā)展為醫(yī)院人事檔案管理提供了方便快捷的條件。

（二）人事檔案管理資料利用度不夠

醫(yī)院人事檔案管理大多注重保管而不能有效利用，這樣就需要大量的場地和場所，無形中增大了開支，不利于開源節(jié)流。加上隔一段時間就會對檔案進行整理或查閱，容易造成磨損。

（三）檔案管理信息化程度較低

醫(yī)院人事檔案管理的基礎設施、設備條件和技術(shù)手段，相對落后于臨床科室。信息基礎較為薄弱，遠遠跟不上現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展。手工操作已經(jīng)成了醫(yī)院人事檔案管理的“瓶頸”。

二、健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)

信息化是當今社會發(fā)展的大趨勢,醫(yī)院人事檔案部門應該順應潮流,建立和完善信息化人事檔管理系統(tǒng), 利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡信息技術(shù)對醫(yī)院的各種信息進行存儲、加工、檢索、傳輸，為人事工作提供便利，為醫(yī)院各項工作提供有力的保障。筆者認為建立和完善人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個方面去思考:

（一）要強化領導的現(xiàn)代化意識

加大對檔案管理工作的投入實現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項非常繁重的工作?，F(xiàn)在大部分人事系統(tǒng)均來源于醫(yī)院信息系統(tǒng)的附加功能,功能單一,只對為員工基本檔案信息進行管理,諸如繼續(xù)教育等新制度均沒有提供支持,系統(tǒng)沒有及時提供升級,往往對這樣的新制度用手工做處理,日復月累,人事系統(tǒng)變成擺設。很多醫(yī)院出于經(jīng)濟效益的考慮沒有購買專用的軟件系統(tǒng),更不要說自己開發(fā),這樣耗時耗力。面對人事部門日益膨脹的工作需求,必須自主開發(fā)一套系統(tǒng),為人事部門提供一個高效、可靠、成本低可持續(xù)的管理平臺。

（二）要增強安全意識

數(shù)字化固然方便快捷，但也有值得注意的地方。由于現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，計算機病毒、保密性等因素的困擾影響，檔案管理人員應時時防范，提高警惕，具備較高的業(yè)務能力。要加強網(wǎng)路安全性教育，對高度保密的資料不可泄露，必要時加密防護。定期清理計算機，按時殺毒，使數(shù)字化信息系統(tǒng)正常運行。要建立有效的管理制度要保障數(shù)字化信息的安全、規(guī)范，必須在建立規(guī)章制度的約束下進行，以此保障網(wǎng)絡的“平靜”。使用安全性技術(shù)手段一方面保障基礎的硬件設施建設，以減少硬件故障帶來的損失。另一面，要及時將先進的加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、防火墻技術(shù)等應用于其中，確保數(shù)字檔案信息的存儲和傳輸安全，使其有效對抗病毒和黑客的攻擊。

（三）要重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護

人事檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進行更新和維護,要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對其核心部分的數(shù)據(jù)庫建設必須做到以下幾點：一是要做到信息錄入完整,只有數(shù)據(jù)完整,后期維護才能順利進行;二是要做到信息錄入準確,只有準確的數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)庫的后期維護才會有意義；三是培養(yǎng)時時更新意識,要派專門管檔人員及時對數(shù)據(jù)庫進行更新和核準。

（四）要提高檔案人員的業(yè)務技能素質(zhì)

檔案管理是一項具有很強專業(yè)性和操作性的工作，檔案管理人員除具備對檔案分類、甄別、裝訂、檢索等相關(guān)專業(yè)知識外，同時還應具備計算機操作、信息檢索以及統(tǒng)計分析等方面的知識技能，可以說信息化社會的檔案管理人員是復合型人才，需要在工作中不斷學習、補充，逐步提高檔案管理的業(yè)務技能。

三、結(jié)語

醫(yī)院檔案資料是醫(yī)院管理層對醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃的重要的信息資源,醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院的發(fā)展建設有著不可替代的作用。隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，把信息系統(tǒng)應用到人事檔案管理工作中，使人事檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工化向自動化、智能化轉(zhuǎn)變,大大減輕檔案工作人員的重復勞動,節(jié)省大量人力和時間,更好的為醫(yī)院領導科學決策和各項工作的開展及時提供準確數(shù)據(jù)和信息。因此,建立計算機人事管理信息系統(tǒng)是社會經(jīng)濟發(fā)展必然趨勢。隨著人才開發(fā)管理的加強,我們一定要努力創(chuàng)造條件,促進使用計算機信息網(wǎng)絡現(xiàn)代化,使人事檔案為經(jīng)濟建設做出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]吳安愷.綜合醫(yī)院會計檔案信息化管理的探討/現(xiàn)代商業(yè)/2009(26).

篇10

現(xiàn)行人事檔案制度從某種程度上限制了人才的流動與競爭，不利于形成合理的人才競爭機制，也不利于實現(xiàn)人力資源配置的市場化。人事檔案管理工作必須積極應變圖新，建立與現(xiàn)代人力資源管理相適應的人事檔案制度。

一、完善信息內(nèi)容，調(diào)整傳統(tǒng)形式提升時代價值，增加現(xiàn)代功能

無論是政府部門考核、任免或招聘公務員，還是企業(yè)招聘、管理或選拔人才，都不能忽略人事檔案的作用。當前，人事檔案利用者的類型、范圍以及利用目的的多樣性，導致人事檔案的利用范圍、利用內(nèi)容發(fā)生擴大和轉(zhuǎn)移。而傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容簡單，條目單一，籠統(tǒng)記載著大量陳舊、靜態(tài)的經(jīng)歷資料，不能真實客觀地提供一個人最新的素質(zhì)能力信息，不能成為用人單位廣納群賢的依據(jù)。因而很多單位已不再依據(jù)人事檔案去取舍人才，檔案被扣人才依然可以自由流動，“棄檔”事件時有發(fā)生。因此，我們應該根據(jù)社會發(fā)展對人事檔案的新要求，從以下三個方面對人事檔案內(nèi)容進行擴充：

首先，完善和簡化人事檔案的靜態(tài)信息內(nèi)容。人事檔案的靜態(tài)內(nèi)容主要是指個人自然情況、家庭背景、社會關(guān)系等已經(jīng)固定的信息內(nèi)容。這些信息內(nèi)容是一個人的基本情況，需要完善和簡化。完善其內(nèi)容，就是要提高這些信息材料的準確性和完整性，避免材料的重復收集；簡化其內(nèi)容，就是對這些信息材料進行濃縮化處理，剔除無保存價值的材料，保存有重大信息價值的材料。

其次，定期補充登記個人檔案的動態(tài)信息。傳統(tǒng)的人事檔案重歷史輕現(xiàn)實，使得人事檔案不能全面、及時地記錄和反映一個人的近況。作為社會人，必然會不斷產(chǎn)生有關(guān)個人經(jīng)歷的新的檔案文件，實行定期補充登記制度，有利于維護人事檔案的時效性。

第三，根據(jù)時代的要求，有選擇地增加新的人事檔案信息內(nèi)容。傳統(tǒng)的人事檔案記錄的只是一些個人的簡單經(jīng)歷，反映不出個人的特長和專長，以及此人的信譽程度。在當今人才競爭日益激烈的形勢下，這樣的人事檔案不利于優(yōu)秀人才的發(fā)現(xiàn)和評價。這就需要我們認真分析形勢，有針對性地擴大人事檔案所承載的信息量，以強化其信息功能。比如為了適應現(xiàn)代社會全面考察人才的需要，可建立業(yè)績檔案和個人信用檔案。業(yè)績檔案主要是指對個人近期工作情況的完整反映，包括在單位的工作成績、對單位的貢獻和個人能力等內(nèi)容，有不少單位已經(jīng)建立起人才的業(yè)績檔案，取得了一定的效果。個人信用檔案是指個人在各種社會、政治、經(jīng)濟活動中形成的誠信記錄。據(jù)報道，上海市人才服務中心正在探索建立能夠反映本人個性特點和專業(yè)能力的人才技術(shù)檔案，其內(nèi)容主要包括人才職業(yè)能力、職業(yè)生涯和職業(yè)信譽等內(nèi)容，并準備全部上網(wǎng)，對外按照使用權(quán)限開放。這也是人事檔案管理工作進行的一次有益的嘗試。

二、探索建立集約化、開放化和社會化的人事檔案管理新模式

市場經(jīng)濟的發(fā)展進一步推動了人才流動，也淡化了人事檔案政治性、神秘化的色彩。傳統(tǒng)的人事檔案制度是計劃經(jīng)濟時代的產(chǎn)物，是以控制人、制約人為出發(fā)點的控制性管理，強調(diào)“人檔不分”、“檔隨人走”。在人才自由流動、競爭的今天，傳統(tǒng)人事檔案管理模式逐漸變?yōu)槿瞬虐l(fā)展與流動的障礙。因此，變計劃經(jīng)濟的“單位人”為市場經(jīng)濟的“社會人”，建立人事制度，實施專業(yè)化管理，是人事檔案社會化管理的發(fā)展方向。據(jù)有關(guān)人士透露，目前全國各級人才流動中心為15．4萬個國有和非國有單位代為保管了約330萬份人事檔案，這正說明了社會對檔案社會化專業(yè)管理模式的需求。特別是國有大中型企業(yè)改制分離過程中，人事檔案的歸屬也是一個非常現(xiàn)實和棘手的問題。例如，北京住總集團成立了住總?cè)瞬欧罩行?，為改制分離的小企業(yè)進行人事、代存檔案等業(yè)務，取得良好效果。

因此，設立一種集約化、開放化和社會化的新型人事檔案管理和服務機構(gòu)――人事文件中心是當前建立人事檔案管理新模式的主要途徑。它既有文件中心的一般功能，也因館藏特定內(nèi)容而具有特定的服務對象。無論是政府系統(tǒng)的人事文件中心，還是商業(yè)性的人事文件中心，在操作模式上都不乏可行性。前者可由政府部門分地區(qū)、分系統(tǒng)統(tǒng)籌設置，由同級或上級檔案行政管理部門監(jiān)控。后者需要的條件比較復雜，在政策允許、條件成熟時也可建立。個人或單位可委托中心保管個人或其員工的人事檔案，按期交納一定的保管費用。用工單位利用人事文件中心保管的檔案成功招聘到了人才，也必須向人事文件中心交納一定傭金。人事文件中心的管理人員隨時滿足檔案所有者或移交單位的使用需求，還可通過開發(fā)人才信息資源來為社會提供優(yōu)質(zhì)、高效的人才服務。

三．運用計算機和網(wǎng)絡技術(shù)提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

人事檔案管理部門應逐步探索實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理，建立開放式的人才信息服務網(wǎng)絡。主要從以下三個方面入手。

首先，加快人事檔案信息資源數(shù)字化建設。傳統(tǒng)的檔案管理向現(xiàn)代化信息管理遞進的基礎是從紙質(zhì)資源管理到電子信息處理的轉(zhuǎn)變。即通過對檔案信息進行數(shù)字化輸入、處理和輸出，實現(xiàn)檔案信息資源的科學、有序管理。

其次，加速高新科技的應用。要提高人事檔案信息服務的質(zhì)量和效率，發(fā)揮其更大的作用，就必然要對人事檔案信息進行數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理，建立一個全國范圍內(nèi)的開放式的人事檔案信息服務網(wǎng)，成為社會共享的人才信息庫。

第三，要加快新型管理人才的培養(yǎng)和配備。人事檔案管理的現(xiàn)代化對人事檔案工作者提出了更高的要求，除了愛崗敬業(yè)、無私奉獻等基本素質(zhì)外，更強調(diào)信息開發(fā)能力和社會服務意識。而只有這樣才能保障人事檔案管理現(xiàn)代化的最終實現(xiàn)。