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摘要：城市建設檔案是指在城市規(guī)劃、建設和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它產(chǎn)生于城市的規(guī)劃、建設與管理工作之中，同時又服務于城市的規(guī)劃、建設和管理，是城市規(guī)劃、建設、管理工作的真實記錄，是城市建設和發(fā)展的重要依據(jù)和必要條件，是國家在社會建設中的一筆寶貴財富。

關鍵詞：城建檔案；信息化；管理

進入21世紀，信息化速度進程的加快，使得信息資源成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的重要戰(zhàn)略資源。城建檔案作為城市規(guī)劃、建設管理的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。城建檔案是國家機關、社會組織和個人在進行城市建設的規(guī)劃、設計和施工、管理和科研等活動中形成的具有保存價值的立卷歸檔集中保管起來的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。它產(chǎn)生于城市的規(guī)劃、建設與管理工作之中，同時又服務于城市的規(guī)劃、建設和管理，是城市規(guī)劃、建設、管理工作的真實記錄，是城市建設和發(fā)展的重要依據(jù)和必要條件，是國家在社會建設中的一筆寶貴財富。隨著城市建設的飛速發(fā)展，城建檔案的數(shù)量也隨之增加，以傳統(tǒng)的手工處理為主的管理方式，越來越多地表現(xiàn)出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高、缺乏透明度等諸多問題，顯然已不能適應新形勢下的城建檔案管理工作。隨著城市信息化建設和電子政務的不斷推進，在影響人們的生產(chǎn)和生活的同時，還逐漸改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進一步發(fā)展提供了更廣闊的空間，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求，以適應社會的發(fā)展，同時也滿足社會發(fā)展的需要。

一、當前發(fā)展城建檔案管理模式的現(xiàn)狀與問題

傳統(tǒng)的城建檔案保存方式一直采用的柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，增加了管理成本，而且易黃、易蛀，保管時易損壞。同時，由于分類信息復雜，靠手工查詢速度慢，紙質(zhì)檔案量大，查閱起來耗時、耗力。傳統(tǒng)城建檔案使用的種種局限給城建檔案管理提出了更高的要求，信息技術的迅速發(fā)展也給城建檔案工作帶來了新的研究課題。這一切，都使城建檔案數(shù)字化建設提上了日程。但在很長的一段時間里，城建檔案信息化管理僅僅是實現(xiàn)了一些新技術的運用，是傳統(tǒng)檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字模擬，并沒有從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質(zhì)實體檔案進行的，對信息化的建設、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，信息化建設還處于初步發(fā)展階段。影響城建檔案信息化進程的主要是以下幾個方面：

（一）新型載體的產(chǎn)生，給傳統(tǒng)管理模式帶來了極大沖擊。全球自20世紀90年代掀起新一輪的信息化浪潮，并且迅速滲透人們的生活、工作、學習以及政府的行政機關辦公活動、科研技術中。電子文件的出現(xiàn)，使整個社會信息流通的基礎結構發(fā)生了變化。電子文件的產(chǎn)生，不僅僅意味著一種新型載體檔案的誕生，也是自近現(xiàn)代檔案學理論誕生以來，文書、檔案工作領域最劇烈的一次變革，標志著人類記錄信息、傳達信息、保存信息的方式發(fā)生了革命性的變化，這直接影響了檔案工作的運作方式的改變，勢必要將這種根深蒂固的傳統(tǒng)方式退出歷史的舞臺。同時，電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列的問題還需要去解決，因此電子文件不會在在短時間內(nèi)替代紙質(zhì)檔案，二者將在很長的時間內(nèi)并存。

（二）信息化浪潮，將挑戰(zhàn)傳統(tǒng)的管理模式。2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設研討會上宣布：“十五”期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設。由此，城建檔案數(shù)字化建設的問題引起了人們的關注。城建檔案管理將有傳統(tǒng)的柜架式紙張保存和目錄式管理，轉(zhuǎn)向信息與信息系統(tǒng)領域。把紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲城建檔案信息。雖然，信息化的管理是適應社會發(fā)展的需要，但是由于自身條件的限制，城建檔案的數(shù)字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。

（三）自身技術和信息化基礎設施落后?，F(xiàn)在很多檔案的運用還處在文字處理、財務管理等數(shù)據(jù)處理上，不論信息化基礎設施建設、應用水平，還是互聯(lián)網(wǎng)的認知度等等都遠遠低于其他行業(yè)。目前檔案管理絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術和機讀方式雖已運用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相去甚遠。電子文件接收歸檔管理仍舊比較緩慢。

二、建設城建檔案信息化管理的步驟

城建檔案數(shù)字化建設需要大批資金的投入，特別是建設初期軟硬件配置投入較大，建成后也需要一定的運行成本，需要招納合適的人才來進行后期維護，使得在建設城建檔案信息化管理，也減慢了速度。因此，要按照成本效益最大化理論，細化城建檔案信息化建設的步驟，同時優(yōu)化各種資源配置，根據(jù)不同的情況，進行城建檔案專業(yè)人員和數(shù)字化技術人員、計算機和掃描設備的合理搭配，完成城建檔案信息化管理的新模式。

（一）建立城建檔案數(shù)據(jù)庫。采用掃描儀、數(shù)碼相機、錄入等方式，將傳統(tǒng)城建檔案館紙張文檔和圖紙通過掃描、圖像優(yōu)化、壓縮歸檔等數(shù)字化技術加工成電子化的信息數(shù)據(jù)，并將原文件分階段、分步驟穩(wěn)妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率高的城建檔案和現(xiàn)行公開文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，逐步實現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫，方便日后的查閱需要。

（二）加強電子文件的收集和積累工作。電子文件包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合，是未來數(shù)字城建檔案最主要的來源。在城建檔案信息化從理念走向現(xiàn)實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題：一是及時對所形成的電子文件進行收集積累，電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統(tǒng)性、完整性，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎；二是數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題。保證電子文件是可存取、可利用和可理解的；三是統(tǒng)一數(shù)字化標準格式問題。檔案信息共享的前提是標準化與規(guī)范化。而眾多的相關信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標準、格式進行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案信息化的進程。電子文件的收集積累范圍，應嚴格按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯。

（三）城建檔案信息化與網(wǎng)絡利用同步。城建檔案數(shù)字化及管理流程重組是一個管理思想不斷變化的過程，城建檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡利用同步即是新技術和新理念相互融合的表現(xiàn)。檔案現(xiàn)在仍拘泥于傳統(tǒng)形式，資源共享觀念淡薄。檔案資源的深度開發(fā)遠不能滿足社會需要，因此要從根本上改變過去那種傳統(tǒng)的封閉、坐等的狹隘思想觀念，正確認識城建檔案信息化在現(xiàn)代化建設中的作用，制定城建檔案信息化建設的規(guī)劃，以使城建檔案信息化建設與城市建設、社會需求同步發(fā)展。城建檔案信息化建設充分提高了城建檔案的利用率，創(chuàng)造出顯著的社會效益。從城市發(fā)展的角度出發(fā)，把城市舊貌及新顏掃入計算機，面向全國各地廣泛地宣傳城市的基本情況和未來的發(fā)展?jié)摿?，為招商引資、振興城市經(jīng)濟提供了很好的交流平臺。同時，實行網(wǎng)絡化管理，可以共享外部設備，減少不必要的資金投入，這也是未來社會發(fā)展的需要。傳統(tǒng)的城建檔案管理模式與信息化管理的模式是文件載體轉(zhuǎn)換時期必經(jīng)的一個階段，盡管目前全國城建檔案信息化管理發(fā)展迅速，但主要是針對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，真正接收、管理電子檔案，并形成有效的信息，供其使用查閱，還都剛剛起步。在電子文件管理中一些關鍵性的問題未解決之前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理因其固有的優(yōu)勢依然會占據(jù)主要地位，傳統(tǒng)與現(xiàn)代的管理模式也將在實踐中不斷完善發(fā)展，最終找到并總結出適合現(xiàn)在發(fā)展的模式，不斷提升管理和服務水平，為社會的發(fā)展作出應有的貢獻。

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作者:張戈 單位:長春市城市建設檔案館