導(dǎo)語：科技檔案管理信息化建設(shè)探究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［摘要］第三次工業(yè)革命使人類邁入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，科技資源所蘊(yùn)含的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值愈加凸顯。現(xiàn)階段，各種科研活動(dòng)呈現(xiàn)出迅猛增長的態(tài)勢(shì)，科研活動(dòng)中產(chǎn)生的各種信息也成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)建設(shè)尤為重要的信息資源。這些信息資源被人類有意識(shí)地加以采集、歸類并整理后就形成了科技檔案，對(duì)科技檔案進(jìn)行深層次開發(fā)，運(yùn)用信息化技術(shù)挖掘潛藏在科技檔案中的價(jià)值，符合社會(huì)發(fā)展的規(guī)律以及科研活動(dòng)的需要?？萍紮n案信息化管理、利用工作是我國檔案事業(yè)的關(guān)鍵部分，有必要對(duì)其開展相應(yīng)探討。

［關(guān)鍵詞］科技檔案；信息共享；綜合素質(zhì)；管理體制

隨著科技在綜合國力競爭中的作用越來越突出，科技檔案建設(shè)工作備受社會(huì)各界的廣泛關(guān)注?，F(xiàn)階段，科技檔案信息化建設(shè)的目的就是利用信息技術(shù)挖掘科技檔案中的潛在價(jià)值，進(jìn)而使科技檔案能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作提供服務(wù)，最終構(gòu)建以用戶需求為驅(qū)動(dòng)的科技檔案信息化管理模式。雖然我國科技檔案管理信息化建設(shè)有一定深度的理論研究，實(shí)踐工作也取得了一定的進(jìn)展，但與域外發(fā)達(dá)國家相比仍存在很大差距，許多理論和技術(shù)尚不成熟，有必要對(duì)該領(lǐng)域進(jìn)行研究。筆者將信息化建設(shè)融入科技檔案管理理念中，從檔案學(xué)的角度分析了科技檔案信息化建設(shè)，以期能找出可行性路徑來推動(dòng)科技檔案管理信息化建設(shè)的步伐，進(jìn)而豐富我國檔案事業(yè)的外延與內(nèi)涵。

1科技檔案管理信息化概述

1.1科技檔案管理信息化的概念?；谖ㄎ镛q證法視角，科技檔案與一般檔案屬于個(gè)別與一般的關(guān)系，科技檔案中既具有一般檔案的共同屬性——原始記錄性，也有其特性。這種特性使科技檔案在記錄性和原始性上呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)。從記錄的角度來看，它記載了某一社會(huì)個(gè)體從事科研活動(dòng)的整個(gè)過程和結(jié)果，能夠反映出社會(huì)個(gè)體從事科研活動(dòng)時(shí)的情景。從原始的角度來看，科技檔案中的信息是記錄的科研活動(dòng)，從而會(huì)保留科研活動(dòng)的各種標(biāo)記，能夠反映科技檔案的原始特征。筆者將科技檔案信息化定義為：在法律法規(guī)的框架下，單位檔案管理人員運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)科研活動(dòng)產(chǎn)生的各種信息進(jìn)行分類整理，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)各種信息進(jìn)行深層次挖掘的一種檔案管理模式。1.2科技檔案管理信息化的特點(diǎn)。1.2.1專業(yè)性。在形成領(lǐng)域方面，科研活動(dòng)需要按照專業(yè)進(jìn)行分工，不同專業(yè)的科研活動(dòng)也不同，因此伴隨科研活動(dòng)產(chǎn)生的科技檔案也會(huì)涉及不同專業(yè)的不同領(lǐng)域，對(duì)這些科技檔案進(jìn)行信息化建設(shè)也會(huì)呈現(xiàn)出專業(yè)性的特點(diǎn)。在內(nèi)容性質(zhì)方面，依托于信息技術(shù)對(duì)科技檔案進(jìn)行管理，能夠?qū)⒖萍紮n案里面的各項(xiàng)內(nèi)容加以電子化和數(shù)據(jù)化，進(jìn)而在內(nèi)容性質(zhì)上呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)化、專業(yè)化的特點(diǎn)。1.2.2成套性。在科技檔案形成階段，科研活動(dòng)處于不同時(shí)期會(huì)形成不同的科技檔案，科技檔案信息化建設(shè)不是僅僅對(duì)某一部分的科技檔案進(jìn)行信息化、數(shù)據(jù)化處理，而是成套地對(duì)科研活動(dòng)所有階段的科技檔案進(jìn)行信息化和數(shù)據(jù)化處理。在科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成上，一個(gè)科研活動(dòng)項(xiàng)目的科技檔案材料應(yīng)當(dāng)齊全，這是科技檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。1.2.3以信息技術(shù)為依托的檔案管理模式。信息技術(shù)是這一系統(tǒng)性工程建設(shè)的基石，一旦脫離這一基石，科技檔案管理信息化便無從談起。信息技術(shù)發(fā)展速度快，從最初最簡單的計(jì)算機(jī)技術(shù)到現(xiàn)階段的人工智能技術(shù)，無不說明信息技術(shù)仍呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢(shì)?？萍紮n案管理信息化同樣也需要與時(shí)俱進(jìn)，充分利用信息技術(shù)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)服務(wù)科技檔案，不斷提高科技檔案管理工作的效率。

2科技檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1信息化建設(shè)程度不高。一方面，科技檔案信息化工作體系有待完善。許多單位的檔案管理人員在對(duì)科技檔案進(jìn)行歸檔時(shí)處于被動(dòng)狀態(tài)，科研部門送來什么科技檔案就對(duì)什么檔案進(jìn)行信息化處理，檔案信息化工作流于形式。檔案管理人員不能充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，有意識(shí)地對(duì)科技檔案中的部分內(nèi)容進(jìn)行篩選處理，從而導(dǎo)致后期的信息資源整合任務(wù)不堪重負(fù)。另一方面，科技檔案信息化建設(shè)本來就是一項(xiàng)資金密集型工程，尤其在工作初期，更是需要投入較多的財(cái)力來購置相應(yīng)的檔案管理軟件和硬件設(shè)施，加之檔案信息化建設(shè)的見效周期較長，部分單位往往不愿意在科技檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域投入過多的資金，各種軟硬件設(shè)施也面臨著淘汰升級(jí)的困境，現(xiàn)有的科技檔案管理的工作環(huán)境亟待優(yōu)化。2.2檔案管理人員知識(shí)老化。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中，檔案管理人員只需要檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)就能對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理并利用，而在檔案信息化建設(shè)中，檔案管理人員則需要掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技能和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?，F(xiàn)階段，許多單位檔案管理人員只掌握了簡單的計(jì)算機(jī)操作技能，在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建科技檔案管理網(wǎng)以及靈活運(yùn)用科技檔案管理系統(tǒng)上則顯得生疏，從而導(dǎo)致科技檔案管理工作容易出現(xiàn)紕漏。同時(shí)，部分單位不能夠開展有針對(duì)性的培訓(xùn)活動(dòng)，導(dǎo)致檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，與信息化建設(shè)工作的需求脫軌?？偠灾?，單位檔案管理人員的整體素質(zhì)不高是制約科技檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，單位只有打通這一環(huán)節(jié)，才能真正落實(shí)信息化建設(shè)工作。

3科技檔案信息化建設(shè)的路徑

3.1跟蹤運(yùn)用最新的信息化技術(shù)。信息化技術(shù)更新?lián)Q代較快，檔案管理人員需要跟蹤運(yùn)用最新的信息化技術(shù)對(duì)科技檔案進(jìn)行綜合管理。例如，檔案管理人員利用數(shù)據(jù)著錄技術(shù)對(duì)所有科技檔案進(jìn)行統(tǒng)一著錄，方便今后對(duì)科技檔案進(jìn)行查找；檔案管理人員利用信息服務(wù)技術(shù)搭建一站式檔案服務(wù)平臺(tái)。同時(shí)，檔案管理人員要使科技檔案管理朝著管理專業(yè)化、信息集成化和信息數(shù)字化的方向發(fā)展，搭建科技檔案信息資源平臺(tái)來加強(qiáng)科技檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，在此技術(shù)上與其他單位進(jìn)行合作，建立信息資源共享平臺(tái)來加強(qiáng)單位之間的聯(lián)系，消除信息壁壘。3.2增加資金投入，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)意識(shí)。一方面，單位要加大軟硬件設(shè)施方面的投入，確保軟硬件更新速度與信息技術(shù)的更迭速度相匹配。例如，單位要購置相應(yīng)的檔案軟件管理系統(tǒng)，購置激光掃描儀、高傳輸速度硬盤等硬件設(shè)施，進(jìn)而優(yōu)化科技檔案工作環(huán)境，提升工作效率。單位可以探索吸引社會(huì)資本參與科技檔案管理的合作機(jī)制，加強(qiáng)同信息技術(shù)企業(yè)之間的聯(lián)系，調(diào)動(dòng)多種力量，形成共享、共建和共贏的科技檔案開發(fā)利用新局面。另一方面，單位的領(lǐng)導(dǎo)層要樹立開發(fā)意識(shí)、效益意識(shí)和超前意識(shí)，認(rèn)識(shí)到科技檔案的價(jià)值，促使科技檔案利用工作由靜態(tài)服務(wù)向動(dòng)態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)變，由封閉型利用向開放型利用轉(zhuǎn)變。同時(shí)，科技檔案管理人員要主動(dòng)加強(qiáng)與科研部門的聯(lián)系，了解相關(guān)的科研進(jìn)展，有計(jì)劃地開展檔案管理和利用工作。3.3提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。科技檔案管理領(lǐng)域不僅需要檔案管理基本知識(shí)，還需要辨別科技信息和處理科技信息的能力，從而要求檔案管理人員要有完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)和良好的知識(shí)素養(yǎng)。因此，單位有必要開展相應(yīng)的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)來優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。例如，單位可以與本區(qū)域的高校開展合作，針對(duì)本單位檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)有針對(duì)性地分批組織培訓(xùn)；單位也可以聘請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)域的專家到單位開展講座和技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員的知識(shí)素養(yǎng)。除此之外，檔案管理人員也要主動(dòng)了解本單位科研項(xiàng)目的技術(shù)路線和技術(shù)方案，在進(jìn)行歸檔時(shí)才能做到更加合理。

4科技檔案信息化建設(shè)服務(wù)創(chuàng)新

4.1用戶自助服務(wù)。隨著人工智能技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，拓寬了檔案利用的途徑，能夠?yàn)闄n案需求者提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。用戶自助服務(wù)是基于用戶需求開發(fā)的一種檔案服務(wù)模式?？萍紮n案管理人員按照一定類別將一些有代表性、大眾化的用戶咨詢問題進(jìn)行分類后放置在檔案數(shù)據(jù)庫中。檔案需求者只需登錄檔案管理系統(tǒng)就能夠在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行自助科技檔案檢索和查詢有關(guān)咨詢問題。同時(shí)，用戶可以通過檢索功能查詢包括檔案目錄、科技檔案圖紙、科技檔案數(shù)據(jù)等科技檔案中的內(nèi)容。這種“一站式”的服務(wù)功能能夠節(jié)省檔案管理部門的人力、物力和財(cái)力開支，用戶也能夠在非工作日隨時(shí)調(diào)取科技檔案進(jìn)行查閱，有利于雙方實(shí)現(xiàn)共贏。4.2科技檔案專題服務(wù)?？萍紮n案專題服務(wù)主要指檔案管理人員利用信息技術(shù)讀取數(shù)據(jù)資源迅速這一特點(diǎn)，將科技檔案在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行分類。檔案管理人員按照科技檔案的性質(zhì)進(jìn)行分類，能夠幫助用戶在獲取某一科技檔案的信息時(shí)，迅速找到與該科技檔案相關(guān)的其他檔案內(nèi)容，加強(qiáng)了科技檔案之間的關(guān)聯(lián)性，拓寬了科技檔案的利用廣度、深度和維度?？萍紮n案專題服務(wù)的前期基礎(chǔ)工作較為龐大和細(xì)致，需要檔案管理人員花費(fèi)較多的時(shí)間，后期工作則較為輕松，檔案管理人員只需要及時(shí)將收集到的科技檔案歸入相應(yīng)專題中即可。同時(shí)，檔案管理人員也需要加強(qiáng)與科研工作人員的溝通，做好定向跟蹤，及時(shí)更新科技檔案中的內(nèi)容，確保科技檔案信息服務(wù)的時(shí)效性和有效性。

5結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，為科技檔案的管理和開發(fā)利用提供了一條可行性路徑和可靠的技術(shù)保障。科技檔案信息化建設(shè)工作并不是一個(gè)孤立的系統(tǒng)，其有賴于信息技術(shù)、檔案管理人員和科技檔案管理理論共同發(fā)力，檔案管理人員應(yīng)在科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理理論下，運(yùn)用信息化技術(shù)做好科技檔案管理工作。一方面，既要在理論研究上進(jìn)一步提升科技檔案管理信息化的層次，尋找出一套科學(xué)合理的開發(fā)方案，另一方面，也要在實(shí)踐中探索相關(guān)方法，對(duì)理論進(jìn)行深層次加工，才能做到理論與實(shí)際相契合。由于筆者知識(shí)程度有限，對(duì)科技檔案的研究仍有許多不足之處，在未來的研究中有待進(jìn)一步完善。

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作者:劉蔚 單位:中化地質(zhì)礦山總局貴州地質(zhì)勘查院