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如何在電算化條件下做好內部會計控制工作,并使之制度化,是擺在企業(yè)領導和財務管理人員面前的一個重要新課題。

一、建立電算化會計控制的必要性

（一）電算化會計自身特殊性的要求

電算化會計與手工會計相比,使用的技術手段、組織結構及內部控制都存在區(qū)別。憑證、經濟事項的說明,帳簿等均要求通過計算機方可錄入、閱讀、查詢。這種情況下,對數(shù)據(jù)輸入及輸出的控制顯得更為重要。在傳統(tǒng)的手工系統(tǒng)下,任何一項業(yè)務處理都會留下記錄備查;而在電算化條件下,賬務處理及數(shù)據(jù)文件都存儲在計算機或磁盤上,不像手工系統(tǒng)那么直觀。一旦出現(xiàn)舞弊行為,后果將更為嚴重,并且更難以被發(fā)現(xiàn)。因此,為了保證會計信息的完整性和真實性,做好電算化條件下的內部控制更為重要。

（二）電算化會計對內部控制特殊的影響力

電算化會計使功能和知識高度集中。由于知識的集中,導致了職責的集中,這就使得一些可能從事數(shù)據(jù)的輸入處理,又負責這些數(shù)據(jù)的輸出、報送的人員在未經批準的情況下直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)進行修改,這種現(xiàn)象加大了出現(xiàn)錯誤和弊端的風險。傳統(tǒng)手工會計業(yè)務處理系統(tǒng)的內部控制是建立在不相容職能相互分離及相應職責分工的基礎上,在電算化條件下,由于業(yè)務人員的減少,將會直接導致這些原則重要程度的下降。

電算化會計使程序和數(shù)據(jù)存儲在一起,所以數(shù)據(jù)的輸入可能缺乏充分可靠的記錄,缺少附件的數(shù)據(jù)在未經許可的情況下也有可能被輸入系統(tǒng)。而在輸出方面,某些業(yè)務或處理結果也可能不能被完全打印出來。因此,如果存取改動數(shù)據(jù)的命令和程序集中于同一裝置,再加上沒有適當?shù)目刂?未經批準擅自存取或改動數(shù)據(jù)的情況就可能發(fā)生,這一切都會對會計控制產生重要的影響。

（三）法律法規(guī)的必然要求

電算化條件下的內部控制對于及時發(fā)現(xiàn)和糾正單位的各種錯弊現(xiàn)象及不法行為,確保法律法規(guī)履行,提高會計信息質量具有特殊作用。當前,我國正處于新舊體制的轉軌階段,手工會計也逐步向電算化會計轉化,新的問題也隨之而來。首先是工作人員的舞弊行為:電算化系統(tǒng)內部的工作人員為了達到竊取或泄露商業(yè)秘密,非法轉移資金,掩蓋各種舞弊行為等目的,有可能協(xié)助競爭對手獲取或破壞會計數(shù)據(jù),對會計軟件、資料數(shù)據(jù)等進行非法改動、刪除,從而影響會計信息的安全。其次是工作人員的無意行為:電算化系統(tǒng)內部的工作人員可能由于素質不高,或者責任心不強等原因造成數(shù)據(jù)錄入錯誤、操作步驟失誤、監(jiān)控力度不夠等使會計數(shù)據(jù)錄入或處理出現(xiàn)錯誤,導致財務會計信息偏離質量要求標準。因此,各單位必須建立健全內部控制制度,加強內部會計監(jiān)督,重視會計人員的道德素質培養(yǎng),以保證會計信息的真實性和合法性。

（四）加入WTO參與國際競爭的形勢需要建立和健全電算化條件下的內部控制制度

隨著社會生產力的發(fā)展和科學技術的進步,信息技術高度發(fā)展,全球經濟一體化的進程加速,各企業(yè)所面臨的風險也逐漸加大。加入WTO后,我國企業(yè)將面臨眾多國外企業(yè)的激烈競爭和有力挑戰(zhàn),我國在海外的企業(yè)也將遇到與國內不同的政治、經濟和文化等風險。因此,如何提高自身的競爭力,如何以一種積極的姿態(tài)參與到世界競爭的潮流中去,將是我國企業(yè)當前面臨的主要問題和難題。信息社會發(fā)展的潮流,更催化了會計電算化的普及,企業(yè)要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地,必須適應現(xiàn)代會計形式的變化,完善電算化條件下的內部控制,提高經營管理的效率和效果,保證會計信息的真實性。

二、目前會計電算化條件下的內部控制存在的問題

（一）認識不足，有章不循和無章可循的現(xiàn)象較為突出

我國一些企業(yè)對建立內部控制制度重視程度不夠,對于建立電算化條件下的內部控制更沒有提上公司管理日程,存在著過分依賴計算機的問題。有些企業(yè)甚至對內部控制存在著很多誤解。認為內部控制就是一堆堆的手冊、文件及相應的規(guī)章制度,有的則認為企業(yè)內部控制就是內部成本控制,內部財務會計信息準確性及資金安全性與完整性控制,或內部監(jiān)督等。甚至有些企業(yè)還未意識到內部控制的重要性,更為嚴重的是有章不循,執(zhí)法不嚴,使內部控制失去了應有的效力。

（二）財務信息過分依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準確性

在財務工作中,控制會計信息的輸入處理和輸出,使其符合會計準則和各種會計法規(guī)的要求,保證會計信息能真實、全面、及時、準確地反映企業(yè)經濟活動,保障使用者利用會計信息所進行的判斷和決策的準確、有效,這是對會計工作的基本要求。在手工會計形式下,如果處于第一道工序的財務人員發(fā)生數(shù)據(jù)記錄錯誤,由于以后各道工序上的財務人員都有責任和義務對自己前面的工序進行審核和監(jiān)督,再加上總帳,明細帳,日記帳都是分別記錄,可以相互檢驗,帳證核對,帳帳核對,這種錯誤就容易被發(fā)現(xiàn),并能得到及時糾正。會計工作實現(xiàn)電算化后,計算機是在程序的控制下對輸入的原始數(shù)據(jù)進行處理的,財務數(shù)據(jù)是存儲在磁性介質上的,所有記帳、分析及編制會計分錄等工作均在計算機程序的控制下自動進行。但是電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由處于第一道工序的財務人員事先進行人工審核并手工輸入計算機的,一旦原始數(shù)據(jù)在審核時出現(xiàn)疏漏,或是在輸入時發(fā)生錯誤,計算機就無法識別,只會將錯就錯地按照程序進行運算,以后的工作將不可避免地一錯再錯,而且這種錯誤在以后的工作中很難發(fā)現(xiàn)。因此,會計電算化中數(shù)據(jù)的準確性,完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準確性。這一弱點,在保證會計信息質量真實性,完整性和準確性方面加大了風險。

（三）授權方式的改變，以及會計檔案無紙化和電腦操作的無紙化，使會計及相關人員作弊的可能性增大

授權批準是一種常用的內部控制手段。在手工會計系統(tǒng)中每一個環(huán)節(jié)都有相應管理權限的人簽章辦理。這種傳統(tǒng)的方式雖然效率不高,但可以有效地防止作弊。但在電算化條件下,權限分工的形式主要是口令授權,口令存在于計算機系統(tǒng)中,而不像手工印章那樣有專人保管,一旦口令被偷看或竊取,便會給企業(yè)帶來巨大的損失。而在手工會計環(huán)境下,企業(yè)經濟業(yè)務的信息處理按不同的過程分為原始憑證、記賬憑證、會計帳簿、會計報表均記錄于紙介質上。這些書面的數(shù)據(jù),都有其形式的原件。如果這些紙質原件的數(shù)據(jù)被人增刪或修改,很容易留下線索和痕跡,便于被辨別和發(fā)現(xiàn)。但是,在會計電算化條件下,數(shù)據(jù)的載體改變了,原來記載于紙質上的會計原始憑證被直接記錄在磁盤或光盤上。由于在技術上對電子數(shù)據(jù)的非法修改可做到不留任何痕跡,這樣就很難辨別哪一個是會計記錄的"原件",同時電磁介質也易受損壞,且有丟失或損毀的危險。因此會計電算化對會計檔案形式提出了更高的要求。如果不能將紙介質會計核算資料與以磁性介質方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序同時保存,就有可能出現(xiàn)無據(jù)可查甚至無法對證的后果。

（四）會計應用軟件本身的局限性所帶來的問題

電算化會計以會計軟件為載體,軟件的質量直接關系到數(shù)據(jù)的真實、安全、完整及可靠。目前,會計電算化應用軟件的功能主要是核算,但財務不能僅僅局限于核算,必須從事后的核算向事前預測、事中控制過度,需要開發(fā)具有預測、控制、分析等強大的管理功能的會計軟件。而這一局限不是各單位的財會人員自己能夠解決的。同樣是財務會計工作,不同行業(yè)有著不同的特點,即使是相同的行業(yè),不同的單位在核算上的方法也不盡相同,對電算化水平的要求也不同。會計用戶在選擇購買軟件時,雖然看到軟件公司所演示的其軟件功能相當豐富,但實際使用之后,有可能發(fā)現(xiàn)與其單位的實際需要有著很大的差異。

軟件公司研發(fā)的會計軟件,一般有其普遍性,很難兼顧到單位的特殊性。而單位在自主開發(fā)時又需要投入較大的人力、物力和財力。這些不僅制約了會計工作的深化和發(fā)展,也影響了電算化的效率。另外,現(xiàn)在的軟件還存在著會計信息系統(tǒng)不能共享的問題,造成了不必要的人力和財力的浪費,更影響了會計信息的利用率。此外電算化的逐步普及,使得電腦黑客的侵襲變得日益嚴重。財務工作中的電腦黑客常通過捕獲、查卡、信息轟炸、電子郵件轟炸以及違反業(yè)務條款等方式非法侵入、竊取和破壞數(shù)據(jù),從而嚴重影響了單位財務信息的完整性和保密性,也使得單位在此方面投入更多的財力,造成了一定程度的浪費。

三、如何加強電算化條件下的內部會計控制制度

（一）加大內部會計控制制度重要性的宣傳力度，提高員工尤其是管理人員的認識，注重會計人員職業(yè)道德素質的培養(yǎng)。

企業(yè)員工尤其是高層管理人員對內部會計控制管理的認識和態(tài)度,在很大程度上決定了企業(yè)會計信息的質量。單位負責人有義務對會計信息失真現(xiàn)象進行徹底的根治。管理當局應當充分認識到,會計電算化越普及,內部會計控制就越重要。要想在激烈的市場競爭中占有一席之地,就必須注重內部會計控制制度的設計與實施,確保每個崗位及人員、業(yè)務或者環(huán)節(jié)都能按章辦理,真正將內部會計控制制度的構建和實施作為一項長期任務來抓,在許多企業(yè)尚未認識到內部會計控制重要性的情況下,迫切需要通過法律做引導,督促企業(yè)健全內部控制制度,提高管理水平,當前應加強《會計法》《、內部會計控制規(guī)范》等法律法規(guī)的宣傳力度,提高全社會、各企業(yè)尤其是管理當局對內部會計控制制度重要性的認識,。在制度具體設計時,尤其要明確企業(yè)管理當局的職權與責任。

在電算化條件下,造成了風險的加大。因此注重會計人員職業(yè)道德素質的培養(yǎng)尤為重要。職業(yè)道德教育還要和崗位責任制考核結合起來,定期考評,將評估結果存入技術檔案,作為晉升專業(yè)職務條件之一,以使會計人員自覺用職業(yè)道德約束自己。

（二）、加強系統(tǒng)安全控制，明確崗位分工，實施有效控制保證會計數(shù)據(jù)錄入，處理的方法和程序的規(guī)范性。

為了保證會計信息質量的真實性、準確性,減少財務信息在錄入和處理過程中產生差錯的可能,必須制定嚴格的計算機上機操作規(guī)程。

專機專用,增設專人認真審核原始票據(jù),檢查原始數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié),未經檢查,不得進入下一步會計處理。數(shù)據(jù)輸入時如有疑問,要及時審核,不得擅自修改,做到數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)處理相隔離;計算機操作不得向他人提供任何數(shù)據(jù)和資料;不得將外來軟盤帶進機房,以防病毒感染甚至非法拷貝。計算機處于工作狀態(tài)時,操作者不得離開現(xiàn)場,建立嚴格的數(shù)據(jù)備份制度,設置接觸與操作的日志控制等等。

由于電算化系統(tǒng)下內部控制沒有手工系統(tǒng)完善,但是手工系統(tǒng)下的多方牽制也不是一個成熟的牽制方法,只是通過多人的重復勞動實現(xiàn)牽制。因此,這種傳統(tǒng)的牽制手段已不能適應電算化會計系統(tǒng)的要求,必須找到能充分利用網絡實時高效特點的方法,就是在電算化系統(tǒng)內分出操作與監(jiān)控兩個崗位,當會計人員進行帳務處理后,由監(jiān)控人員進行定期審查。這樣明確了崗位的劃分,實現(xiàn)了有效牽制。

（三）、建立健全的會計檔案管理制度，進一步加強會計電算化條件下的內部審計。

由于計算機具有的特點,制定完善的會計檔案管理制度來實現(xiàn)系統(tǒng)內各類會計資料的存儲。要保管好存儲會計數(shù)據(jù)的介質。及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。所有會計資料必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽字才能存檔;建立健全的會計檔案管理制度,使得在電算化條件下會計信息質量得以保證,減少因無原始數(shù)據(jù)而產生的無據(jù)可查現(xiàn)象。

內部審計是保障內部控制的重要手段。這就要求企業(yè)內部必須建立一個不依附任何職能部門的,相對獨立的內部審計機構,受公司最高層直接領導,獨立行使審計監(jiān)督權。通過內部審計,更清楚了解內部控制措施是否能夠保證為單位提供真實可行的財務信息。在系統(tǒng)開發(fā)階段,內部審計人員要熟悉內部控制的各個程序,參與開發(fā),對開發(fā)工作本身進行審核和評價。在電算化系統(tǒng)的日常運行階段,內部審計人員要檢查電算化部門的各項規(guī)章制度是否結合整個企業(yè)的基本政策的規(guī)定。同時還要負責對業(yè)務處理、記錄保存、報告產生和環(huán)境安全及相關的控制進行評價和驗證,并用計算機輔助技術對計算機程序進行測試以檢驗業(yè)務處理過程是否正確可靠。實行了有效的內部審計才能在授權制度改變的情況下確保會計信息的安全,減少會計人員作弊的風險。

（四）、加強企業(yè)文化建設，嚴格審核與獎懲制度，提高電算化人員的專業(yè)水平，加強軟件選擇和功能開發(fā)的能力

電算化對于許多企業(yè)單位的會計人員來講是陌生的。因此對于會計人員的專業(yè)水平要求進一步提高。會計人員不僅要充實自身的財會知識,使知識系統(tǒng)化,深入化,而且要加強自身管理能力的培養(yǎng)。會計人員在選擇會計軟件時不僅要考慮其核算功能更要重視管理功能。只有這樣,才能將會計軟件的功能發(fā)揮到最大。

而對于軟件功能的開發(fā)和利用而言。軟件開發(fā)人員和維護人員可能會出現(xiàn)精于計算機專業(yè)知識而疏于財會、審計和管理知識的問題。因此,這就給會計人員提出了新的要求。在使得自身會計知識系統(tǒng)化的同時,深入地掌握會計管理能力并且加強自身計算機水平的培養(yǎng),才能有效解決由于財務軟件給內部會計控制帶來的影響。

會計崗位配備的人員應從其德、能、才、績等綜合素質去考察,要多層次多方位地加強會計員工的在崗培訓。對于企業(yè)員工業(yè)績的考核評價體系的設計,要科學合理。不同的崗位與部門,其考核的內容和評價的側重點應有所不同并建立獎懲制度。同時與職務晉級掛鉤,以達到有效控制的目的。

總之,嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內控應隨著企業(yè)環(huán)境和風險的變化而變化。國內外會計電算化的實踐表明,計算機本身出錯的幾率很低,但是由于人為造成的出錯和舞弊的現(xiàn)象有增無減,一旦出現(xiàn)問題,損失較大。就我國目前會計電算化的應用現(xiàn)狀來看,由于起步較晚,只是停留在一般應用的水平上。因此,隨著信息時代的步伐加快和經濟快速發(fā)展的要求,提高電算化的科學管理水平,不斷調整完善內部會計控制,以保證會計數(shù)據(jù)的可行性和真實性,是提高企業(yè)競爭能力和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內在要求,也將是擺在會計電算化人員面前的一項艱巨而重要的任務。